Negli anni ’50, W. Edwards Deming ha introdotto il metodo scientifico nel settore industriale combinando diverse teorie di risoluzione dei problemi (problem solving), tra cui il ciclo di Shewhart. Dopo alcuni sviluppi questo metodo è passato alla storia come ciclo P.D.C.A.
Il ciclo PDCA è uno dei modelli più popolari di risoluzione dei problemi e gestione del cambiamento perché consente di migliorare qualsiasi processo utilizzando un approccio scientifico. È come una ruota che gira, in cui pianifichiamo le azioni da fare, le mettiamo in pratica, controlliamo i risultati ottenuti e, se necessario, apportiamo modifiche per fare meglio. Proprio per questa caratteristica si può trovare in letteratura anche con il nome di “ruota di Deming”.
Il ciclo di Deming anche noto come PDCA
Il Ciclo di Deming, o PDCA acronimo di Plan Do Check Act, è un metodo di gestione che funziona secondo uno schema circolare composto da quattro fasi: Plan (Pianificare), Do (Fare), Check (Controllare) e Act (Agire). Questo ciclo rappresenta un processo iterativo che consente di analizzare, sviluppare e migliorare continuamente i processi procedendo a piccoli passi verso l’obiettivo finale.
Partiamo dalla prima fase, la pianificazione (PLAN). In questa fase, il focus principale è comprendere la situazione attuale, identificare le aree di miglioramento e stabilire gli obiettivi desiderati. Durante la pianificazione, si analizzano i dati disponibili, si riconoscono le problematiche e si identificano le cause sottostanti o le azioni con un forte impatto verso l’obiettivo desiderato. Questo aiuta a individuare le opportunità di miglioramento e a definire i passi successivi. In questa fase è fondamentale determinare le attività, i ruoli e un calendario operativo, il famoso detto “chi, fa cosa, quando”.
Una volta completata la fase di pianificazione, passiamo alla fase di esecuzione, la fase “Fare” (DO). In questa fase, vengono implementati i progetti di miglioramento stabiliti durante la pianificazione. È importante raccogliere i dati necessari per monitorare le prestazioni del nuovo processo. Questi dati ci forniranno informazioni preziose sulle modifiche apportate e ci aiuteranno a valutare l’efficacia dei cambiamenti.
Dopo aver completato la fase di esecuzione, entriamo nella fase di controllo, il “Controllare” (CHECK). Qui confrontiamo i dati raccolti durante l’implementazione con gli obiettivi definiti durante la pianificazione. L’obiettivo di questa fase è valutare se i miglioramenti apportati hanno prodotto i risultati desiderati. Se i risultati sono positivi e si riscontrano miglioramenti significativi, si può procedere alla fase finale del ciclo di Deming.
L’ultima fase del ciclo di Deming è l’azione, il “Agire” (ACT). In questa fase, si traggono conclusioni dai dati raccolti nella fase di controllo. Se i risultati dimostrano che il nuovo processo ha portato a miglioramenti misurabili, si stabilisce un nuovo standard di lavoro basato su questi risultati. Questo assicura che tutti siano allineati sulle nuove modalità di lavoro e che possano contribuire al successo continuo del processo. Nel caso in cui i risultati non sono soddisfacenti e non si riscontrano i miglioramenti attesi, si può trarre conoscenza ed esperienza dall’esperimento effettuato. Questo significa che non si apportano modifiche al processo produttivo, ma si utilizzano le informazioni acquisite per futuri miglioramenti o per modificare la strategia che ha dato inizio al ciclo stesso.
N.B: l’assenza di un dato è anch’essa un’informazione preziosa. La consapevolezza di questo può portare alla nascita di micro-attività specifiche gestite con il modello pdca per colmare la mancanza di informazioni. Proprio perché spesso non si hanno tutte le informazioni per pianificare le attività altri modelli basati sul metodo scientifico aggiungono una fase di analisi. Ad esempio nel framework del six sigma DMAIC la fase di Define, Measure, Analyse scompone la parte di Analisi qui inserita nel PLAN.
Quando usare il plan do check act
Il Ciclo PDCA, anche chiamata ruota di Deming, può essere utilizzato in qualsiasi contesto che richieda di raggiungere un obiettivo o un risultato. Alcuni ambiti in cui il Ciclo di Deming può essere particolarmente utile sono:
- Miglioramento continuo: Il Ciclo di Deming è ampiamente utilizzato per il miglioramento continuo dei processi. Il ciclo di Deming aiuta ad analizzare i processi esistenti, individuare le aree di miglioramento, testare nuove soluzioni e standardizzare i risultati ottenuti.
- Progetti di cambiamento: che sia un cambiamento per realizzare una nuova strategia aziendale o per migliorare personalmente in un aspetto della propria vita il ciclo di Deming consente di definire una roadmap e delle azioni di test. Il ciclo PDCA aiuta a pianificare le azioni o i test, a eseguirli in modo formalizzato e a validarne l’efficacia. Questo consente di gestire il processo di cambiamento in modo strutturato e iterativo, aumentando le probabilità di successo riuscendo a incontrare gli ostacoli e le problematiche prima.
- Risoluzione dei problemi (problem solving): Puoi applicare il ciclo per analizzare la causa radice del problema, sviluppare e implementare soluzioni, monitorare i risultati e adattare le azioni di conseguenza. Questo approccio ti consente di affrontare i problemi in modo sistematico e di apprendere dagli errori. Si contrappone all’approccio istintivo “di pancia” che porta alla realizzazione di implementazioni non basate su risultati validati e testati.
Ciclo di Deming esempio: correre 10km in meno di 50 minuti
All’inizio dell’anno nella colonna obiettivi da raggiungere avevo inserito anche un risultato sportivo:
- “Correre 10km sotto i 50 minuti.”
Per realizzare quest’obiettivo ho utilizzato lo strumento A3 che consente di rappresentare in modo logico e chiaro il ciclo di Deming.
- Fase di Plan: in questa fase ho ripensato a tutte le uscite di corsa che ho realizzato nell’anno precedente, alle cause della mia incostanza e del motivo per cui una sola volta durante l’anno avevo corso per più di 5km. Dopo aver compreso la situazione di partenza e approfondito con la tecnica dei “5 perché” le cause che mi avevano portato a questi risultati ho pianificato i prossimi passi:
- Ho definito degli obiettivi mensili target di distanza e passo al kilometro
- Ho definito la tipologia di dispositivi e accessori necessari per poter misurare e monitorare i progressi fatti
- Ho pianificato come liberare 4 ore di tempo a settimana e come rendere questa pratica un’abitudine (A riguardo consiglio il libro Atomic Habits).
- Fase di Do: come prima attività ho acquistato dopo diverse analisi un dispositivo GPS e un cardiofrequenzimetro. A questo punto ho realizzato come da piano un test di 8km di corsa per valutare il gap tra la situazione attuale e la situazione di arrivo (10 km in meno di 50 minuti). Dopo il test ho creato un piano di 3 allenamenti a settimana che ho iterato per quattro mesi.
- Fase di check: il controllo dell’avanzamento rispetto al piano era duplice. Al termine degli allenamenti avevo un primo feedback immediato dall’attrezzatura utilizzata che riportava i miglioramenti fatti (record raggiunti, nuovi livelli di soglia anaerobica, battiti medi a parità di distanza e passo al kilometro, etc.). Il secondo check più importante avveniva a fine mese e consisteva nel confrontarsi con il benchmark di distanza e passo al kilometro previsto in fase di plan. Passati quattro mesi ho realizzato la corsa di test decisiva abbassando il precedente tempo sui 10 km da 1 ora e 9 minuti a 48 minuti e 57 secondi.
- Fase di act: Avendo raggiunto il risultato pianificato ho standardizzato l’approccio per i successivi mesi arrivando a correre per la prima volta la distanza della mezza maratona e abbassando a 46 minuti e 41 secondi il tempo sui 10km.
Ciclo di deming esempio applicato in produzione
Immaginiamo di lavorare in un’azienda di produzione che si occupa della fabbricazione di sedie. L’azienda ha notato un aumento delle lamentele dei clienti riguardo ai tempi di consegna dei prodotti. L’azienda decide di scomporre il problema utilizzando il Ciclo di Deming.
- Fase di Pianificazione (Plan): In questa fase, l’azienda analizza la situazione attuale e identifica le cause radici dei ritardi nella consegna delle sedie. Scoprono che ci sono inefficienze nel processo di produzione e una mancanza di comunicazione efficacie tra i reparti. L’obiettivo è ridurre i tempi di consegna migliorando l’efficienza e la coordinazione. Vengono stabiliti gli obiettivi, viene creato un piano d’azione e vengono assegnati i compiti e le responsabilità per attuare i cambiamenti necessari.
- Fase di Esecuzione (Do): Durante questa fase, l’azienda implementa le modifiche pianificate. Introducono nuovi metodi di produzione, migliorano la comunicazione interna e ottimizzano il flusso di lavoro. Raccolgono dati sulle performance del nuovo processo, registrando i tempi di consegna, la qualità dei prodotti e il feedback dei clienti.
- Fase di Controllo (Check): Dopo aver implementato le modifiche, l’azienda confronta i dati raccolti con gli obiettivi stabiliti nella fase di pianificazione. Verificano se ci sono stati miglioramenti nei tempi di consegna e se i clienti sono soddisfatti dei risultati. Analizzano i dati per identificare eventuali discrepanze o problemi rimanenti. In base ai risultati, determinano se i cambiamenti apportati hanno prodotto i risultati desiderati o se è necessario apportare ulteriori modifiche.
- Fase di Azione (Act): In base all’analisi dei dati, si verifica che i tempi di consegna si sono ridotti del 20% e che la soddisfazione dei clienti è aumentata del 30%. L’azienda decide di formalizzare il nuovo standard di lavoro e lo comunicano a tutto il personale.
In conclusione sul PDCA...
Il Ciclo di Deming è un approccio dinamico che promuove il miglioramento continuo dei processi e aiuta a guidare la realizzazione nuovi progetti. Grazie al ciclo PDCA si incoraggia l’innovazione e la creatività, poiché si spinge all’esplorazione di nuove soluzioni e alla sperimentazione, è una ruota che continua a girare, in cui pianifichiamo le azioni da fare, le mettiamo in pratica, controlliamo i risultati ottenuti e, se necessario, apportiamo modifiche per fare meglio. Utilizzando questo ciclo, ognuno può aumentare la possibilità di concludere con successo un progetto o realizzare un cambiamento significativo.
