“Ciò che è importante è raramente urgente, ciò che è urgente è raramente importante”
Dwight D. Eisenhower
Oggi vogliamo parlare di un potente strumento di gestione del tempo e delle priorità chiamato la Matrice di Eisenhower**. Questo strumento, denominato così in onore del generale e presidente americano Dwight D. Eisenhower, offre un modo strutturato per assegnare priorità alle attività in base a due criteri fondamentali: importanza ed urgenza.
La Matrice di Eisenhower è un noto esempio di visual management, una rappresentazione visuale che aiuta a distinguere tra quattro configurazioni di attività, differenziate in base a quanto siano importanti ed urgenti.
Let’s unfold it!
Matrice di Eisenhower: gestire priorità e urgenza
Solitamente la matrice di Eisenhower ha le categorie Urgenti e non Urgenti invertite ma qui propongo la versione che trovo più familiare avente, come la maggior parte delle matrici 2×2, l’ottimo nel quadrante in alto a destra.
La matrice è basata su due assi principali che consentono di identificare quattro tipi di attività:
- Urgente ed Importante: Queste sono le attività di massima priorità che hanno chiare deadline e conseguenze se non vengono affrontate subito. Richiedono un’azione immediata e spesso rappresentano situazioni di crisi
Esempio: Attività legata a una chiamata urgente da un cliente per la risoluzione di un problema.
- Importante ma non Urgente: queste attività non hanno una chiara deadline e aiutano a raggiungere gli obiettivi di medio-lungo termine. Dedicare tempo a queste attività può evitare che diventino urgenti in futuro. Non avendo una chiara deadline c’è sempre il rischio che vengano posticipate. La vera sfida nella gestione del tempo è dedicare tempo a queste attività e non alle attività urgenti ma non importanti. Per evitare di posticipare questo tipo di attività un’ottima abitudine consiste nel pianificare in anticipo le prossime 2 settimane di tempo bloccando in anticipo nel calendario slot di giornata (2 – 4 ore) per questa tipologia di attività.
Esempio: attività come la formazione, il networking o la definizione di strategie a medio-lungo termine rientrano in questo quadrante. Immaginiamo di essere un amministratore delegato e di dedicare ogni martedì dalle 15:00 alle 17:00 per cercare nuovi clienti. Nonostante ogni settimana non sia chiaro esattamente quale potenziale cliente contattare, al termine della settimana avremo comunque contribuito a migliorare il fatturato, il branding o qualsiasi obiettivo legato alla nostra azienda.
- Urgente ma non Importante: Queste attività possono essere fuorvianti visto che richiedono azioni immediate. Tuttavia, poiché contengono attività che sembrano urgenti ma non apportano effettivamente un vantaggio significativo al tuo miglioramento o agli obiettivi di medio-lungo termine, spesso possono essere delegate.
Esempio: attività operative di distribuzione degli inviti per un evento.
- Non Urgente e non Importante: Queste attività sono di bassa priorità e vanno considerate con attenzione. Sono piacevoli ma banali, e possono diventare scuse per procrastinare. Possono essere rinviate o eliminate dalla tua lista di attività.
Esempio: concentrarsi su mail non cruciali o guardare i social media.
Riconosciamo comunemente che le attività urgenti ed importanti meritano il nostro impegno immediato e prioritario (quadrante in alto a destra).
La vera sfida nella gestione del tempo consiste nel resistere all’istinto naturale di affrontare per primi gli impegni urgenti ma meno importanti, a favore di quelli con un alto grado di importanza ma meno urgenza.
La Matrice di Eisenhower, come tutti gli strumenti di visual management, fornisce una chiara direzione su cosa realmente necessita la nostra attenzione.
Definire le priorità: un aneddoto simpatico
Gestione delle priorità nella vita privata e professionale
La matrice di Eisenhower è uno strumento estremamente efficace sia nella sfera privata che nel contesto professionale.
Per quanto riguarda la sfera personale, ho trovato estremamente efficace per quanto definire prima di tutto il proprio “Perché” personale e dei comportamenti per attuarlo. Ogni volta che una nuova idea/attività si presenta, definisco l’importanza in base a quanto quell’attività ha un impatto positivo sul mio comportamento/contesto in linea con il mio perchè.
Per quanto riguarda la sfera professionale, come manager la definizione chiara degli obiettivi aziendali dell’azienda per l’anno è il mio primo punto di partenza. Se avete la fortuna di utilizzare lo strumento Lean A3-X dell’Hoshin Kanri vi risulterà semplice avere una visione di insieme degli obiettivi aziendali, in alternativa un ottimo meeting di allineamento iniziale sui progetti più urgenti e importanti con la direzione/superiori è un ottimo punto di partenza. Ogni nuovo task poi se non allineato avrà per forza di cose un’importanza inferiore.
Indipendentemente dal contesto, una volta definito un obiettivo a medio/lungo termine ogni giorno alla sera o alla mattina (se siete degli early bird come me) inizio, post-it alla mano segnando le 3 attività che se completate durante quella giornata mi porteranno ad avvicinarmi al raggiungimento dell’obiettivo cioè alla chiusura del task di medio/lungo termine. Alcuni giorni mi fermo a 1 singola attività se lo sforzo (effort) che prevedo è elevato. Il mio obiettivo come ho imparato con il framework SCRUM e il KATA è “far girare la ruota” cioè avere degli avanzamenti anche se piccoli. Ironia della sorte, se non dovessi terminare tutto quello che avevo pianificato a causa di imprevisti, cerco di ricordarmi dell’altra frase celebre di Eisenhower:
P.S Non siamo macchine, una bella attività manuale o ripetitiva per rifiatare anche se Non urgenti e Non importanti alle volte è il miglior toccasana per staccare un po’.
“Plans are useless, but planning is indispensable.”
Dwight D. Eisenhower
Time Management: Stephen Covey e la Matrice di Eisenhower
Forse vi siete già imbattuti in questa matrice leggendo il celebre libro di crescita personale di Stephen R. Covey “Le 7 regole per avere successo“. Stephen Covey infatti ha ulteriormente contribuito a diffondere l’uso della Matrice di Eisenhower nei contesti di sviluppo personale. Covey sottolinea l’importanza di dare priorità alle attività basandosi sulla loro rilevanza a lungo termine, incoraggiando a focalizzarsi sul quadrante delle attività importanti ma non urgenti per massimizzare la produttività e il successo personale.
Per chi fosse interessato ad approfondire qui vi lascio il link al libro Le 7 regole per avere successo di Stephen Covey.
Conclusione sulla Matrice di Eisenhower
Ci sono settimane in cui lavoriamo moltissimo ma all’arrivo del weekend sentiamo di non aver fatto progressi significativi. Purtroppo o per fortuna, l’efficacia non è solo questione di quantità di lavoro che fai, ma di come assegni le priorità e gestisci il tuo tempo.
La Matrice di Eisenhower è un prezioso strumento di gestione del tempo e di efficacia personale che può guidare la tua giornata in modo efficiente, aiutandoti a concentrarti sulle attività più rilevanti e prioritarie.
Utilizzando questa matrice è possibile ottimizzare il proprio tempo, migliorare la produttività e raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali con maggiore efficacia.
Di seguito ti lascio dei link per stampare o riadattare a seconda delle tue esigenze questa matrice e poter iniziare a sfruttare al 100% il tuo tempo.
Commenta qui sotto se anche tu utilizza la matrice di Eisenhower o se hai trovato metodi migliori o alternativi per gestire le priorità.
Buon lavoro e a presto!
**Dwight David Eisenhower (1890-1969), celebre generale e politico statunitense, si distinse notevolmente tra il 1942 e il 1944, dimostrando straordinarie abilità militari e politico-diplomatiche mentre ricopriva l’incarico di comandante delle forze alleate nel Mediterraneo e delle forze alleate in Europa. Nel 1953, assunse la prestigiosa carica di presidente degli Stati Uniti, dando inizio così a una significativa carriera politica.
