“First in, first out (FIFO) is a philosophy that reminds us to honor the order of things and respect the journey from inception to resolution.”
Lean Unfolded
Abbiamo parlato recentemente di leadtime cioè dell’intervallo di tempo che trascorre tra due istanti tipicamente l’inizio e la fine di un processo.
Affrontiamo ora un concetto fondamentale della vita di tutti i giorni che assume grande importanza anche nel mondo del Lean thinking: il concetto di FIFO.
Nell’ambito della riprogettazione dei processi applicando i principi del lean thinking questo concetto si trasforma in una tecnica con il nome di “FIFO lane” e si basa sul terzo principio del flusso.
Si beve, si mangia e quanto costa? Ma soprattutto a cosa serve e perché è importante il concetto di FIFO?
Let’s unfold it!
Cosa Significa FIFO?
FIFO è un acronimo di “First In First Out” e costituisce un concetto chiave della vita di tutti i giorni. Più o meno consapevolmente tutti noi siamo entrati siamo tutti almeno una volta all’interno di una corsia FIFO e siamo stati gestiti in modo “First in e First Out”. Qualche esempio?
Fermatevi un istante e ripensate a quando vi trovate alla cassa del supermercato in coda ad altri clienti o quando siete in fila dentro ai tornelli prima dei controlli di sicurezza in aeroporto.
Una corsia FIFO, nota come FIFO lane, consiste in un metodo per gestire il flusso degli input di un processo, garantendo che ciò che arriva per primo sia anche ciò che viene evaso per primo.
Semplificando, potremmo ricordarci del famoso detto “chi prima arriva, meglio alloggia”, dove in questo caso significa che il primo che arriva è il primo servito, il secondo il secondo servito, etc… Non a caso la traduzione di FIFO è “primo dentro, primo fuori”.
Il concetto è semplice ma vorrei essere più concreto. Ecco un paio di esempi pratici dove gli input sono sia materiali che persone.
- Esempio di FIFO applicato alle persone. Mi perdonerete ma oggi sono particolarmente fissato sui supermercati. Arrivati alle casse, tendiamo tutti a scegliere quella con la coda più breve. In pratica, stiamo valutando la lunghezza delle diverse “file” (FIFO) che elaborano noi clienti. Da semplici persone in attesa di pagare (input), diventiamo clienti che hanno completato il pagamento e possono lasciare il supermercato (output). Ogni cassa elabora i clienti seguendo il principio del “primo arrivato, primo servito” , dando priorità e servendo i clienti nell’ordine di arrivo. È questa consapevolezza che ci porta a scegliere il numero di cassa con meno persone in attesa.
- Esempio di FIFO applicato ai materiali. Avrete sicuramente notato che al supermercato, soprattutto nel reparto dei prodotti freschi, si tende a posizionare in primo piano i prodotti con scadenza più prossima, sovrapposti a quelli con scadenza più distante. Questa strategia mira ad aumentare la probabilità che vengano scelti e acquistati prima della scadenza. Provate a farci caso la prossima volta che comprerete uno yogurt 🙂
Vantaggi delle corsie FIFO: eliminazione della complessità
Cosa rende così efficace il metodo FIFO e perché è così utilizzato nella lean production e più in generale in tutti i processi snelli?
Beh, in due parole? Autogestione e semplificazione.
Questo metodo contribuisce a eliminare la confusione e ad agevolare la pianificazione. Non serve avere un vigile che governa la complessità decidendo l’ordine di evasione gestendo chi far passare prima. In questo caso, non si deve fare nulla chi entra sarà gestito esattamente dopo il tempo necessario per evadere le risorse presenti davanti a lui. Chi arriva prima deve essere trattato come priorità e gli altri si accodano godendo della stessa gestione. Così come in una coda, chi è arrivato prima ha diritto di passare per primo, chi è arrivato per secondo passerà per secondo, …
Già questo primo vantaggio si sposa bene con il lean system. Al giorno d’oggi o si gestisce la complessità, tipicamente aggiungendo un nuovo livello di manager o personale oppure si elimina appunto snellendo il processo (in inglese “lean”).
Vantaggi delle corsie FIFO: limitazione del tempo di attraversamento
Il concetto di FIFO assume ulteriori benefici quando è applicato all’interno di una corsia FIFO dimensionata. Una corsia FIFO quando dimensionata cioè quando ha un numero massimo di elementi che può contenere consente di stabilizzare in automatico il tempo di attraversamento.
Se le persone o i materiali continuano a mettersi in coda per essere processati senza che ci siano limiti esploderebbe il tempo di attraversamento (leadtime della fase) e la corsia assumerebbe una lunghezza potenzialmente infinita. Per spiegarmi meglio seguitemi in questo esempio inventato.
Processi non corretti: l’attesa infinita per un passaporto
È il 2005, abbiamo bisogno di fare il passaporto e non esistono le prenotazioni online. Ci rechiamo in questura alle 11:00 e notiamo subito una fila molto lunga davanti all’ingresso, prendiamo il numero dal totem: siamo il numero 20. Stanno chiamando il numero 10.
Capiamo subito che abbiamo 10 persone davanti, sbuffiamo ma ci sediamo nella sala d’attesa. Dopo 30 minuti il numero chiamato è l’11. Dopo un’ora dal nostro arrivo il numero servito è il 12. Nel frattempo entra un ragazzo giovane per fare un passaporto, con la coda dell’occhio vediamo il numero sul suo biglietto: 37.
Scoraggiati perché in questa fila virtuale abbiamo ancora 8 persone davanti pensiamo a quanto però siamo fortunati rispetto al nuovo entrato che ne ha ancora 25.
La giornata prosegue con questo ritmo, una persona ogni 30 minuti. Arrivano finalmente le 17, chiamano il numero 20. Meno male pensiamo, la questura chiude alle 19. Tutti quelli che hanno un numero oltre al 22 non potranno essere evasi oggi nonostante alcuni attendono dalla mattina come noi. Il numero dal totem ha ormai raggiunto quota 80, incurante della situazione nella sala d’attesa.
Questa situazione non è molto diversa dal Mustapha kebab di cui vi ho parlato. Il totem ha continuato ad accettare nuovi arrivi senza considerare che il tempo di attraversamento era diventato:
(80 – 20) [numeri in attesa] * 30 [minuti] = 1800 [minuti] = 30 [ore]
Considerando le 8 ore canoniche di lavoro, il ragazzo con il numero 80 avrebbe ricevuto il suo passaporto dopo quasi 4 giorni.
Come potete vedere nonostante la corsia FIFO sia stata rispettata grazie ai numeri progressivi, il processo si è dimostrato insostenibile.
Ora vediamo un caso con una corsia FIFO dimensionata.
Riprogettazione di un processo, un tempo di attesa fisso grazie a corsie FIFO dimensionate.
È il 2005, vogliamo prenotare una visita guidata. Chiamiamo un ente per il turismo della nostra regione ma la linea è occupata. Subito la voce automatica di un centralino registrato ci avvisa che ci sono già 3 persone in attesa e di richiamare tra almeno 5 minuti.
Richiamiamo dopo 10 minuti e la stessa voce automatica di prima ci avvisa che siamo entrati in lista d’attesa perché 2 persone hanno chiamato prima di noi ma che in massimo 15 minuti avremo la nostra prenotazione fatta.
L’ente per il turismo infatti gestisce una prenotazione ogni 5 minuti e ha considerato accettabile per i clienti un’attesa al telefono di massimo 15 minuti. Se la corsia FIFO è già piena, quando qualcuno chiama il centralino suggerisce di richiamare più tardi, impedendo così ulteriori allungamenti della coda. Al contrario, se la corsia ha almeno un posto libero, il cliente che ha effettuato la chiamata viene inserito nella lista d’attesa.
In questo modo la durata dell’attesa è sempre costante, massimo 10 minuti di attesa e 5 minuti di prenotazione. Se non ci fosse questo vincolo avremmo lo stesso effetto del passaporto, se la corsia di attesa non ha un limite massimo può arrivare a durare ore o giorni.
In poche parole, nel centralino possono attendere “in fila” solo un certo numero di clienti. Se questa corsia si riempie, il centralino smette di accettare nuove chiamate fermandosi temporaneamente. In questo modo la lunghezza della corsia FIFO è definita e costante.
Solo quando uno dei precedenti clienti è stato evaso si accetta un nuovo cliente.
Sul perché si accumulano clienti in attesa parleremo un’altra volta quando introdurremo il concetto di takt time e tempo ciclo. Per chi ha letto il libro This is Lean, riducendo il numero di clienti in attesa prima dell’ente del turismo si rischia di ridurre l’efficienza della risorsa ma si aumenta di moltissimo l’efficienza di flusso (ne parleremo in un articolo dedicato).
Vantaggi delle corsie FIFO: segnalazione visiva dei problemi
Un altro punto a favore delle corsie FIFO è la loro capacità di mettere in luce eventuali problematiche o anomalie. Nel caso precedente, il centralino, quando suggerisce di richiamare più tardi a causa dell’alta affluenza, può invia contemporaneamente una notifica all’ufficio del turismo, segnalando la situazione critica di capacità in quel preciso momento.
In questo modo si possono prendere azioni correttive. Un po’ come accade al supermercato quando la fila alla cassa supera una certa lunghezza e se ne apre un’altra richiamato un addetto che fino a quel momento stava svolgendo altri compiti.
Lean production e FIFO: esempio di applicazione
In un processo produttivo, una corsia FIFO può essere posta tra 2 fasi. Immaginiamo che tra la fase 1 e la fase 2 ci sia una corsia FIFO contenente al massimo 2 pezzi.
In caso di guasto nella fase 2, la corsia si satura, raggiungendo la sua capacità massima, in questo caso 2 pezzi, occupando tutti gli spazi disponibili. Queste corsie sono progettate in modo tale che sia fisicamente impossibile inserire un ulteriore pezzo, garantendo così la lunghezza massima (poka yoke). In questa situazione, l’operatore della fase 1, notando l’impossibilità di aggiungere nuovi pezzi, riceve un segnale visivo di attivazione che lo invita a recarsi in aiuto dell’operatore della fase 2.
Per quanto da sconsigliare, se i prodotti gestiti hanno tempi ciclo diversi la corsia FIFO consente di eseguire micro ottimizzazioni autonome gestite dagli operatori livellando l’output.
Quando parleremo della riprogettazione di un processo produttivo entreremo più in dettaglio su questo aspetto.
FIFO: in conclusione sul First in First Out...
In sintesi, utilizzare la logica FIFO semplifica enormemente la gestione di un processo perchè le priorità sono auto assegnate e evidenti.
Inoltre, consente di limitare la sua lunghezza e di conseguenza la sua durata bloccando nuovi ingressi se il numero massimo di input che può contenere è stato raggiunto.
Infine, rende visibile e immediata la necessità di prendere azioni correttive nel momento in cui si riempie.
Quando esploreremo la riprogettazione dei processi applicando i principi del lean thinking capiremo come questo concetto assume un’importanza fondamentale. Seguiteci il bello sta per arrivare!
