“If “gemba” is a wonderful word, “process” is its equally wonderful complement. By a process I mean all of the steps, mostly human actions, required to put a given amount of value in the hands of a customer.”
Passi di Gemba Walks, John Shook
Ho finalmente trovato il tempo di terminare il libro Gemba Walks di Womack . Questo libro è il frutto delle osservazioni di centinaia di visite ai “Gemba” da parte di uno dei padri occidentali del lean system: James Womack.
E’ una lettura fantastica e particolarmente indicata a tutti coloro che si sono gettati a capofitto nelle tecniche del lean thinking e sentono di aver bisogno di una nuova centratura ritornando a mettersi in discussione ripartendo dai principi lean e dal vero compito di un lean manager.
Che cosa significa Gemba e Gemba walk?
Let’s unfold it!
Cosa significa gemba e perchè è importante
Il Gemba (現場) deriva dal giapponese e significa “luogo reale”. Rappresenta il luogo effettivo in cui il lavoro viene eseguito, un’officina, un ospedale, lo sportello delle poste, o qualsiasi altro luogo in cui si svolga un’attività. È il luogo in cui il valore si crea realmente e di conseguenza dove è necessario scendere per prendere contatto con la realtà e rendersi conto personalmente di cosa viene fatto e di come si svolge il processo.
La pratica di andare fisicamente nel luogo dove si genera il valore e cioè si svolgono le attività viene comunemente chiamata Gemba Walk.
Simulazione Pratica: l'importanza del Gemba
Fermatevi un attimo ad immaginare questa situazione.
In un’azienda di piccole dimensioni, ogni due settimane, un membro del reparto marketing decide di lasciare l’azienda. Vista questa tendenza, il dirigente aziendale ha optato per concedere un aumento salariale ai collaboratori del reparto marketing e per iscriverli a un corso di formazione online. Tuttavia, il mese successivo, i dati rimangono invariati, e voi, membri del team di marketing, mentre consultate le opportunità di lavoro, vi chiedete sorpresi perché nessuno sembri aver ancora notato l’atteggiamento del responsabile del reparto e i malumori che questo comporta all’interno del team, spesso portando alle dimissioni.
E’ probabile che abbiate vissuto questa situazione almeno una volta: siete coloro che prendono decisioni basandosi su numeri che non riflettono la realtà, oppure siete nel “mondo reale” (Gemba) e vi chiediate perché l’azienda sembri ignorare informazioni così evidenti relative al lavoro quotidiano.
La vita di tutti i giorni ci mostra come spesso le assunzioni e i dati non siano corretti. Quante aziende, magari certificate con sistemi qualità, possono affermare con certezza al 100% che tutte le loro procedure vengono effettivamente seguite? E quante decisioni vengono prese basandosi sull’assunzione che tali procedure siano rispettate?
Facciamo un gioco: domani, arrivati in azienda, prendete un articolo casuale del magazzino e verificate la giacenza che il sistema si aspetta rispetto alla reale quantità presente. In alternativa per chi non lavora in ambiti produttivi, potete verificare la tempistica standard di un determinato lavoro e misurarne la reale durata. Potete anche chiederlo al prossimo intervento dell’idraulico a casa vostra 🙂.
Questo semplice esercizio ci ricorda l’essenza dell’importanza del gemba: dobbiamo recarci “dove le cose accadono” e osservare attentamente. Questo perché, in molte situazioni, la realtà non corrisponde a quello che immaginiamo, che scriviamo in procedure o che ci viene raccontato. Immaginate al giro di telefonate che si nascondono dietro alla realizzazione di un evento, ai tempi ciclo di una lavorazione, alle scorte presenti, ai difetti, alle attività del centralino, alle vostre attività rispetto al percepito dei superiori o pari, etc…
L’atto di andare fisicamente a osservare qual’è la situazione reale si chiama Genba Walk ed è la condizione necessaria per capire e di conseguenza poi poter migliorare qualsiasi processo.
Per i lean specialist o lean manager un esempio evidente è la stesura di una value stream map, dove carta e penna in mano si ripercorre nel luogo fisico il processo operativo e il processo informativo appuntando quello che si osserva (numero di pezzi, fasi, numero di persone, sprechi, ..).
“Per Ohno la grande differenza era che i dati sono distanziati di un livello dal processo, sono meri «indicatori» di ciò che succede; l’importante è verificare sul posto i fatti che accadono concretamente.”
Citazione da “Principio 12: andare a vedere coi propri occhi per capire a fondo la situazione (genchi genbutsu) – Toyota way Liker”
La centralità del genba trasforma la funzione dei manager
Il Genba è il luogo dove si può osservare, capire e misurare la realtà dei fatti. E’ qui che quindi ogni azione di modifica deve iniziare e continuamente tornare per sperimentare. Infatti, l’approccio lean, rispecchiando il metodo scientifico, si basa sulla pratica quotidiana di condurre esperimenti e accumulare conoscenza direttamente sul “Gemba”.
Il “Gemba” è quindi come un laboratorio che grazie a innumerevoli sperimentazioni porta avanti l’innovazione e il progresso.
Il concetto di Genba ha un impatto così significativo che ha rivoluzionato completamente l’approccio gestionale nelle aziende Lean. Poiché il Genba è il luogo in cui si crea valore e in cui si osserva la realtà dei fatti, è cambiato radicalmente il modo in cui le aziende definiscono le loro priorità. Non c’è più un approccio esclusivamente “top-down” ma una combinazione di “top-down” e “bottom-up”. Il management riceve informazioni dirette dal Genba, le discute e stabilisce il percorso da seguire.
Purtroppo, oggi, il metodo tradizionale di prendere decisioni è noto come “conference-room management” in cui i manager prendono decisioni da remoto, analizzando dati lontani dalla realtà operativa. In contrasto, i manager Lean svolgono un ruolo diverso, prendendo decisioni direttamente sul Genba, confrontando i dati con la realtà, seguendo il famoso mantra Go see, ask why, show respect”. (“Vai a vedere, chiedi il perché, mostra rispetto.”).
Quindi, la prossima volta che affronterete una sfida o un problema, ricordate di partire dal “Gemba” e di osservare. Non a caso si racconta come Taichi Ohno disegnasse con un gesso un cerchio a terra dove chiedeva di entrare per osservare il processo per capire a fondo la situazione. Andate alla fonte e non fermatevi agli indicatori che descrivono ciò che succede.
“Il signor Ohno voleva che tracciassimo un cerchio a terra, nello stabilimento, e poi ci diceva: «Mettetevi lì dentro, osservate il processo e riflettete per conto vostro», senza darti nessun indizio su cosa dovessi guardare. Questa è la vera essenza del TPS.”
Citazione da “Principio 12: andare a vedere coi propri occhi per capire a fondo la situazione (genchi genbutsu) – Toyota way Liker”
